15. MART 2022.

Obaveze po osnovu Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnost

Pre svega Zakon nameće obavezu vođenja Arhivske knjige na godišnjem nivou. Arhivska knjiga je u suštini opšti pregled celokupnog dokumentarnog materijala jednog subjekta, koja se vodi na propisanom formularu koji je dostupan u prodaji, a postoji i obrazac u elektronskoj formi.

Imajući u vidu da je Zakon u primeni od 2. februara 2021. godine, postoji obaveza dostavljanja prepisa Arhivske knjige nadležnom arhivu (član 9. Zakona) i to najkasnije do 30. aprila 2022. godine za dokumentarni materijal nastao u 2021. godini.

Takođe, sva pravna lica i drugi stvaraoci dokumentarnog materijala koji do sada nisu uredno vodili arhivsku knjigu, biće dužni da retroaktivno sačine istu od dana osnivanja i dostave njen prepis nadležnom javnom arhivu.

Kako da saznate koji je nadležni arhiv kojem treba da dostavite prepis arhivske knjige?

Privredna društva svoj prepis Arhivske knjige za 2021. godine dostavljaju nadležnom arhivu početkom 2022. godine, odnosno najkasnije do 30. aprila 2022. godine. Postavlja se pitanje, međutim, koji je to „nadležni arhiv“ u odnosu na sedište firme tj. stvaraoca dokumentarnog materijala?

Primera radi, kako firma „A“ sa registrovanim sedištem u Bečeju i firma „B“ sa sedištem u Beogradu da znaju kome da dostave prepise svojih Arhivskih knjiga?

Da bismo odgovorili na ovo pitanje i olakšali izvršenje ove obaveze, skrećemo pažnju na Rešenje o utvrđivanju teritorije arhiva (“Sl. glasnik RS”, br. 7/96) („Rešenje“) kojim je uređena mesna nadležnost svakog arhiva.

Rešenje se lako može pronaći, između ostalog i na sajtu Ministarstva kulture i informisanja Republike Srbije, pa nakon što smo se upoznali sa sadržinom Rešenja, možemo zaključiti da je u našem primeru:

• za firmu „A“ sa sedištem u Bečeju nadležan Istorijski arhiv Senta kome firma „A“ dostavlja svoj prepis Arhivske knjige,

• za firmu „B“ sa sedištem u Beogradu nadležan Istorijski arhiv Beograda kome firma „B“ dostavlja svoj prepis Arhivske knjige.

Registracija privrednog društva kod nadležnog arhiva

Sada kada smo utvrdili (i) da postoji obaveza privrednih društava da dostave prepis Arhivske knjige za 2021. godinu i (ii) dali smernice na koji način svako privredno društvo da utvrdi kojem arhivu treba da dostavi svoj prepis Arhivske građe, ukazujemo na nužnost prethodne registracije privrednog društva kod nadležnog arhiva, a pre slanja prepisa Arhivske knjige.

Naime, da bi privredno društvo bilo u prilici da dostavi prepis Arhivske knjige nadležnom arhivu, neophodno je da se to privredno društvo prethodno „registruje“ kod svog nadležnog arhiva tako što će nadležnom arhivu dostaviti:

1. Izvod iz Agencije za privredne registre („APR“);

2. Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, a na koju nadležni arhiv daje svoju saglasnost (dostaviti 2 primerka u originalu);

3. Zahtev nadležnom arhivu za saglasnost na Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;

4. Opšti akt tog privrednog društva o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala (dostaviti 2 primerka u originalu);

5. Opšti akt tog privrednog društva o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata;

6. Odluku privrednog društva o određivanju odgovornog stručnog lica za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala.

(Izvor: milosevic-law.rs)

3. FEBRUAR 2021.

Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti

Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (“Sl. glasnik RS”, br. 6/2020 – dalje: Zakon) je stupio na snagu dana 1.2.2020. godine s tim da je početak primene odložen za 2.2.2021. godine.

Zakon nameće nemali broj obaveza za privredne subjekte, međutim, iste nisu novina u našem pravnom sistemu. Naime, većina obaveza je postojala i u prethodnom zakonu, ali kako su prekršajne sankcije u vidu novčanih kazni bile simbolično niske, verujemo da je privrednim subjektima bilo „jeftinije“ i lakše da rizikuju novčano kažnjavanje nego da primenjuju sve zakonske obaveze. Međutim, Zakon sada predviđa znatno veće novčane kazne za nepoštovanje obaveza iz Zakona (u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara za pravno lice, odnosno u iznosu od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu).

Obaveze iz Zakona se odnose na sva pravna ili fizička lica čijim delovanjem nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal ili lica koja imaju taj materijal u državini. Ovde je bitno istaći da, iako Zakon iste obaveze nameće i pravnim i fizičkim licima, za nepostupanje po Zakonu se samo sankcionišu pravna lica. Dakle, prekršajna sankcija je izostala kada je reč o fizičkim licima i preduzetnicima, tako da možemo zaključiti da je intencija zakonodavca u pogledu toga na koga se suštinski primenjuju zakonske odredbe, jasna.

Zakon razlikuje pojam dokumentarnog materijala od pojma arhivske građe:

1. Dokumentarni materijal predstavlja sva dokumenta, koja nastaju radom privrednog subjekata i koji se čuvaju određeni vremenski period. Vremenski period čuvanja određenih dokumenata je predviđen odredbama posebnih zakona (npr. Zakon o privrednim društvima predviđa da se Rešenje o osnivanju čuva trajno, Zakon o evidencijama iz oblasti rada predviđa da se evidencije iz oblasti rada čuvaju trajno, računovodstvene isprave se čuvaju u skladu sa računovodstvenim propisima i slično);

2. Arhivska građa predstavlja jednu posebnu vrstu dokumentarnog materijala, koja imaju određeni kulturni, istorijski i generalno društveni značaj, a koja moraju trajno da se čuvaju i koja se nadležnom arhivu podnose na čuvanje 30 godina nakon nastanka dokumenata. Dakle, ukoliko se određena dokumenta čuvaju trajno (u skladu sa posebnim propisima), nakon proteka roka od 30 godina od nastanka dokumenta, ovakav dokumentarni materijal se predaje nadležnom arhivu na čuvanje i Arhiv procenjuje da li je reč o dokumentu koji ima značaj i da li će ga čuvati kao arhivsku građu u Arhivu.

Dakle, sva dokumenta koja nastaju radom pravnog lica (ugovori, rešenja iz radnog odnosa, potvrde o privremenoj sprečenosti za rad, naredbe i odluke direktora, spise parničnih predmeta i slično) predstavljaju dokumentarni materijal koji su pravna lica dužna da čuvaju u rokovima propisanim različitim zakonima.

(Izvor: motika.co.rs)